Pengertian Surat Dinas, Fungi dan Ciri-ciri Surat Dinas

Pada artikel selanjutnya kalian sudah mempelajari tentang surat  pribadi dan contohnya, dan pada kesempatan kali ini kita akan belajar mengenal tentang pengertian surat Dinas, Fungsi dan Manfaat Surat Dinas, Ciri-ciri dan Manfaat Surat Dinas dan Contoh Surat Dinas.  Berbeda dengan surat pribadi surat dinas menggunakan bahasa efektif dan menggunakan penerapan aturan-aturan surat, bentuk surat dinas juga pun ada aturannya.

Pengertian Surat Dinas

Kami mengambil referensi diberbagai situs website dan blog tentang pengertian surat, dan kami mengambil kesimpulan tentang  pengertian surat dinas. Surat Dinas adalah suatu resmi yang dibuat oleh sebuah Lembaga atau instansi dengan tujuan menyangkut keperluan-keperluan kedinasan. Bisa juga diartikan diartikan bahwa surat dinas adalah surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Pembuatan  Surat dinas berisi dan  ditujukan untuk keperluan dinas, baik itu pemerintah negeri atau swasta. Karena fungsi surat dinas sebagai informasi atau keperluan kedinasan maka tidak hanya berlaku di badan pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi-instansi atau lembaga-lembaga swasta. Isi surat dinas tersebut berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.

Maka dari itu apabila terdapat surat yang dikirimkan dari satu lembaga ke lembaga lain yang isinya urusan-urusan  ataupun kegiatan dinas suatu instansi, Jadi surat tersebut disebut surat resmi atau surat dnas. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas dibuat dengan mematuhi aturan  serta ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.

Kegunaan atau Manfaat surat dinas

Surat sebagai sarana untuk menyampaikan informasi baik permohonan, permintaan, pemberitahuan. Beberapa manfaat dari membuat surat dinas antara lain sebagai  berikut:

  1. Sebagai Peraturan pekerjaan, seperti pembuatan surat intruksi, pembuatan surat pemberian izin ataupun pembuatan surat pengambilan keputusan.
  2. Untuk alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
  3. Untuk bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
  4. Untuk alat bukti, terutama surat perjanjian.


Ciri-Ciri Surat Dinas

Berbeda dengan surat pribadi surat dinas atau surat resmi memiliki cirri-ciri sebagai berikut ini:

  1. Terdapat kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
  2. Terdapat nomer surat dan lampiran.
  3. Terdapat salam pembuka maupun salam penutup.
  4. Dalam membuat surat dinas menggunakan bahasa resmi.
  5. Terdapat stempel instansi atau lembaga pada surat.

Syarat untuk surat dinas

Ketika membuat surat dinas ada beberapa hal dan kriteria yang harus dipenui diantaranya sebagai berikut ini:

  1. Format  surat dinas harus teratur sesuai dengan aturan yang berlaku.
  2. Isi surat dinas tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.
  3. Menulis Surat dinas harus menggunakan kalimat baku, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.
  4. Surat dinas  menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

Pengertian Surat Dinas, Fungi dan Ciri-ciri Surat Dinas
Pengertian Surat Dinas, Fungi dan Ciri-ciri Surat Dinas

Bagan surat dinas

Membuat surat dinas atau surat resmi harus mematuhi aturan surat, bagan harus memiliki bagan-bagan  seperti  bawah ini:

1. Kop Surat atau kepala surat

Kop Surat atau kepala surat merupakan bagian paling atas dari surat remsi, Kop Surat atau kepala surat biasanya dipakai untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Kop Surat atau kepala surat terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau lembaga.

2. Tanggal surat

Bagian selanjutnya adalah tanggal surat, terdiri tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.

3. Nomor

Bagian selanjutnya setelah tanggal surat adalah tanggal surat, terdiri dari kode nomor induk surat dilembaga tersebut, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran

Lampiran adalah isinya adalah lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran pada surat dinas biasanaya diisi dengan tanda strip.

5. Perihal atau hal

Pada bagian Perihal di isi dengan isi pokok dari surat tersebut, seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat tersebut.

6. Alamat

Ada dua jenis penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada untuk instansi lain. Apabila surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai sebab sudah ditulis pada amplop. Apabila pembuatan surat untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.

7. Salam pembuka

Pada bagian ini dibuat  untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.

8. Isi surat

Isi dari surat dinas haruslah sesuai dengan perihal, untuk lebih jelasnya cek contoh surat dinas.

9. Salam penutup

Pada bagian penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat.

10. Nama dan Tanda tangan

Pada bagian ini berisi nama lengkap pimpinan orang yang mengirim surat dan biasanya diberi cap stempel.

11. Tembusan

Pada surat dinas tidak harus menggunakan atau  dibuat tembusan, tembusan dipakai apabila surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Isi tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.

12. Inisial

Penulisan Inisial berada pada bagian kiri dibawah tembusan surat, Penulisan Inisial pada surat dinas digunakan sebagai tanda pengenal surat, biasanya penulisannya dengan cara disingkat antara nama pembuat surat dinas dan pengetik surat dinas. Penulisan Inisial dapat juga menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh orang tersebut. Inisial pada surat dinas biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya inisial tersebut hanya orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.

Kesimpulan

Surat Dinas adalah suatu resmi yang dibuat oleh sebuah Lembaga atau instansi dengan tujuan menyangkut keperluan-keperluan kedinasan. Bisa juga diartikan diartikan bahwa surat dinas adalah surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Tujuan dan  manfaat surat dinas adalah Sebagai Peraturan pekerjaan, seperti pembuatan surat intruksi, pembuatan surat pemberian izin ataupun pembuatan surat pengambilan keputusan. Untuk alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi. Untuk bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga. Untuk alat bukti, terutama surat perjanjian.

Membuat surat dinas harus menggunakan aturan-aturan yang sesuai dengan pembuatan surat resminya diantaranya  harus  menggunakan format  surat dinas yang berlaku, harus teratur sesuai dengan aturan yang berlaku. Isi surat dinas tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan. Surat dinas harus menggunakan bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca. Surat dinas  menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

Demikian artikel yang menjelaskan tentang Pengertian Surat Dinas, Fungi dan Ciri-ciri Surat Dinas, dan semoga dapat memberikan manfaat dan menambah wawasan kamu serta mohon maaf jika terdapat kekurangan dalam artikel ini.

Comments